MODULO 1
SUBMODULO ll.-
ME: Blanca A. Blanco Mtz.
1 conceptos:
El conjunto de gestión hace referencia ala acción y ala
consecuencia de administras o gestionar algo.
Correspondencia: Puede usarse para nombrar aquello que tiene proporción o relación con otra cosa, Es la comunicación por escrito entre dos o más personas.
Interna: Administrar servicios de movilización interna.
Externa: Recepción de documentos organización, clasificación y duración de documentos levantados de inventario.
Archivo: Es un conjunto de información binaria; es decir, un conjunto que era de 0 a 1, Este archivo puede almacenarse para mantener un registro de esta información.
Vigente: Se aplica a los documentos administrativos que tienen validez o esta en uso en un momento determinado.
Muerto: Es un archivo donde vas a guardar todos los documentos inherentes a tu empresa los cuales no tienen alguna utilidad inmediata, debe pasar cierto tiempo normalmente de 5 años para que ya no tenga validez.
2
La importancia de llevar un archivo en la organización:
Un archivo es usado comúnmente para designar aun grupo ordenado de documentos elaborados y recibidos por una identidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
Un archivo constituye parte esencial de los recursos de información de un país en cuanto en su documentacion se expresa;en forma original; el desarrollo historíco de su misión; funciones o actividades.
Archivero y tipos de archivos:
ARCHIVERO: Es una persona que organiza unos archivos; públicos o privados.
Correspondencia: Puede usarse para nombrar aquello que tiene proporción o relación con otra cosa, Es la comunicación por escrito entre dos o más personas.
Interna: Administrar servicios de movilización interna.
Externa: Recepción de documentos organización, clasificación y duración de documentos levantados de inventario.
Archivo: Es un conjunto de información binaria; es decir, un conjunto que era de 0 a 1, Este archivo puede almacenarse para mantener un registro de esta información.
Vigente: Se aplica a los documentos administrativos que tienen validez o esta en uso en un momento determinado.
Muerto: Es un archivo donde vas a guardar todos los documentos inherentes a tu empresa los cuales no tienen alguna utilidad inmediata, debe pasar cierto tiempo normalmente de 5 años para que ya no tenga validez.
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La importancia de llevar un archivo en la organización:
Un archivo es usado comúnmente para designar aun grupo ordenado de documentos elaborados y recibidos por una identidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
Un archivo constituye parte esencial de los recursos de información de un país en cuanto en su documentacion se expresa;en forma original; el desarrollo historíco de su misión; funciones o actividades.
Archivero y tipos de archivos:
ARCHIVERO: Es una persona que organiza unos archivos; públicos o privados.
TIPOS DE ARCHIVOS:
-Archivo vertical.
-Archivo lateral
-Archivo horizontal
-Archivo activos.
-Archivo semi-activo.
-Archivo inactivo.
-Archivo vertical.
-Archivo lateral
-Archivo horizontal
-Archivo activos.
-Archivo semi-activo.
-Archivo inactivo.
División y subdivisión de los archivos:
Los archivos acreditan y documentan la evolución de las organizaciones.
Se dividen en dos partes o grupos estos son los ejecutables y los no ejecutables.
Se dividen en dos partes o grupos estos son los ejecutables y los no ejecutables.
Por su organización
- archivos centrales
- archivos locales
Por su asunto
Por su asunto
- archivos generales
- archivos parciales
Por la documentación que contiene
-.archivos oficiales
-.archivos especiales
-. archivos particulares
Por su destino
- archivos públicos
- archivos privados
- archivos secretos
Por el método del empleado en su manejo
- archivos directos
- archivos indirectos
Por la calidad de documentos
-archivos cuantitativos
- archivos cualitativos
Por la asignatura empleada
- archivos numéricos
- archivos alfabéticos
CUADRO SÍNOPTICO
Sobre los archivos y los tipos que hay que son: gestión, central y históricos
se dividen en organización, asuntos, documentación y destino.
VÍDEO DE LA ARCHIVISTICA:
En este resumen vivimos de donde proviene el nombre de archivo quienes fueron los que colaboraron para que puedan archivarse los documentos como lo hacemos hoy, los factores que influyen en el ordenamiento de los documentos y desde que años se comenzó esta practica así como su evolución se da a conocer la importancia que este tiene para los documentos.
*correspondencia
*sistema de archivos manual
*archivos centrales
*sistemas
*expedientes
*rotulo
*insumo
*egreso y producto
*campo
*y archivos
4 Bases
para organizar documentos
Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la
siguiente manera:
*ordenación cronológica.
*ordenación numérica
*ordenación alfabética
5 Tipos
de archivos o sistemas de archivo
*archivos alfabéticos
*archivos geográficos
*archivos por asunto
*archivos cronológicos
*archivos numéricos
*derivados de un sistema
*archivos numéricos compuestos
*archivos numéricos mixtos
*dúplex numérico
EJEMPLO DEL SISTEMA ALFABETICO
*ácosta Lopez
*De Martinez Alvarado Maria
*Del Solar Rosas Luis
*Del Valle Ruiz Sandra.
6 PREGUNTAS
1.-¿Que entiendes por expediente?
RESPUESTA: es una herramienta administrativa y un conjunto de documentos que correspondan a una determinada cuestión.
2.-¿Donde se elaboran expedientes?
RESPUESTA: en distintas empresas donde se requiere una mayor organización.
3.-¿Consideras que son importantes los expedientes? si no porque?RESPUESTA: Si por que gracias a ellos se tiene un mejor control sobre el negocio.
EJEMPLO DEL SISTEMA ALFABETICO
*ácosta Lopez
*De Martinez Alvarado Maria
*Del Solar Rosas Luis
*Del Valle Ruiz Sandra.
6 PREGUNTAS
1.-¿Que entiendes por expediente?
RESPUESTA: es una herramienta administrativa y un conjunto de documentos que correspondan a una determinada cuestión.
2.-¿Donde se elaboran expedientes?
RESPUESTA: en distintas empresas donde se requiere una mayor organización.
3.-¿Consideras que son importantes los expedientes? si no porque?RESPUESTA: Si por que gracias a ellos se tiene un mejor control sobre el negocio.
7 Conceptos:
Expediente: Es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países.
Control:Es el proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones de una organización.
Legajo: Son aquellos papeles que se aguardan u ordenan juntos po tratar de una misma materia.
Costuras: los documentos deben de asegurarse por medio de broches metalicos aboliendo el absoluto empleo del hilo y la aguja.
8 Investigar:
Ordenamiento de documentos:
a)por riguroso orden cronologico
b)orden logico de desarrollo
a)por riguroso orden cronologico
b)orden logico de desarrollo
Prestamos de expedientes:
Se facilitan médiante cedulas de prestamo con la firma de él empilado autorizado pra la consulta.
Se facilitan médiante cedulas de prestamo con la firma de él empilado autorizado pra la consulta.
La transferencia de los expedientes:
Cuando los expedientes han concluido totalmente su transmisión deben enviarse los archivos generales o de concentración o mediante inventarios que contengan:
a) clasificación de origen
b) nombre del interesado
c) extracto del contenido
d) número de xpedientes, legajos y folios
e) lugar para la clasificación topograficaf) número de compuestos.
Cuando los expedientes han concluido totalmente su transmisión deben enviarse los archivos generales o de concentración o mediante inventarios que contengan:
a) clasificación de origen
b) nombre del interesado
c) extracto del contenido
d) número de xpedientes, legajos y folios
e) lugar para la clasificación topograficaf) número de compuestos.
